Копія за згодою з оригіналом у Польщі 2026: нотаріус чи урядовець

Вам потрібно здати копію диплома до воєводського уряду або банку вимагає засвідчену копію паспорта, а Ви не знаєте, чи йти до нотаріуса, чи достатньо штампу урядовця? Копія за згодою з оригіналом у Польщі має два шляхи: нотаріальне посвідчення (za zgodność z oryginałem poświadczone przez notariusza) або печатка державного службовця (urzędnik). У цій статті розберемо, коли який варіант обрати, скільки це коштує, які документи брати з собою та як уникнути типових помилок 2026 року.

Що таке копія за згодою з оригіналом і коли вона потрібна

Копія за згідністю оригіналу (poświadczenie zgodności odpisu, wypisu lub kopii z oригінałem) — це офіційна процедура, при якій уповноважена особа порівнює копію з оригіналом і ставить штамп або підпис із печаткою. Польське законодавство визнає два типи таких уповноважених осіб: нотаріуса (notariusz) і урядовця (urzędnik).

Коли вимагають нотаріально засвідчену копію

• Судові справи — позови, апеляції, виконавче провадження.
• Банківські операції — іпотека, відкриття рахунку юридичної особи, кредит понад 50 тис. zł.
• Консульське використання — подання за кордон через легалізацію або апостиль.
• Реєстраційні процедури в KRS — статут, зміни до установчих документів.
• Вимога конкретного органу — деякі воєводські відділи прямо вказують «poświadczona przez notariusza».

Коли достатньо печатки урядовця

• Адміністративна справа всередині одного urzędu — наприклад, копія паспорта для Urząd Pracy або для gminy.
• Освітні документи — якщо університет приймає копію za zgodność, завірену деканатом або канцелярією.
• Внутрішньовідомча процедура — уряд відомства може сам засвідчити копію документа, який Ви подаєте до цього ж відомства.

Різниця принципова: нотаріальна копія має публічну віру (wiara publiczna) і визнається всіма судами та закордоном. Урядова печатка діє переважно в межах адміністративних процедур Польщі.

Нотаріус проти урядовця: порівняльна таблиця

Детальніше про нотаріальні послуги читайте на офіційному порталі Krajowej Rady Notarialnej www.krn.org.pl.

Покроковий процес засвідчення копії у нотаріуса

1. Запишіться на прийом або прийдіть без запису. Більшість міських контор приймають walk-in, але запис через сайт скоротить чекання до 0.
2. Візьміть оригінал документа. Нотаріус зобов’язаний бачити оригінал паспорта, диплома, свідоцтва тощо.
3. Принесіть свій польський dowód osobisty або закордонний паспорт для ідентифікації.
4. Зробіть копію заздалегідь (ксерокс) або попросіть у самій конторі — деякі нотаріуси копіюють за окрему opłatę 1–2 zł.
5. Нотаріус порівняє копію з оригіналом, поставить штамп «za zgodność z oригіналem», підпис, печатку і дату.
6. Сплатіть рахунок (gotówka або karta) — зазвичай 10–15 zł за паспорт з 2 сторінок.
7. Отримаєте готовий документ одразу — час виготовлення 5–10 хвилин, якщо немає черги.

Якщо Вам паралельно потрібен присяжний переклад документа, зручно замовити все в одному місці через notaryk — там є пакетна послуга «переклад + копія за згодою».

Засвідчення копії в державній установі: особливості

Urząd gminy або urząd wojewódzki може безкоштовно поставити штамп za zgodność, якщо:

• Ви подаєте документ до цієї ж установи (наприклад, копію PESEL для gminy).
• Регламент установи дозволяє внутрішнє засвідчення (треба уточнити в інформації або на gov.pl).

Алгоритм:

1. Приходите у відділ обслуговування (punkt obsługi) з оригіналом і копією.
2. Урядовець перевіряє відповідність, ставить штамп, підпис, дату.
3. Якщо копію потрібно для іншого відомства — можуть відмовити і направити до нотаріуса.

Увага: копія, завірена урядовцем, не має апостилю автоматично. Для закордонного використання потрібен апостиль на підпис нотаріуса або окремий апостиль на підпис урядовця, що значно складніше.

Типові помилки при засвідченні копій

Помилка: Занести до нотаріуса тільки копію, без оригіналу.
Що робити: Нотаріус зобов’язаний бачити оригінал. Якщо оригінал загублений — спочатку відновіть дублікат у видавшому органі (ЗАГСі, вузі тощо), потім робіть копію.

Помилка: Вважати, що копія за згідністю, завірена в Україні печаткою державного органу, діє в Польщі без апостилю.
Що робити: Українська печатка без апостилю МЗС не визнається польським урядом. Або робіть апостиль на український документ (детальніше про апостиль), або засвідчуйте копію вже в Польщі.

Помилка: Думати, що урядова печатка gminy підходить для суду чи банку.
Що робити: Уточнюйте вимоги конкретної установи. Якщо сумнів — йдіть до нотаріуса: копія за згодою від нього завжди прийнята.

Ціни та строки 2026 року

Нотаріус засвідчення копії ціна залежить від кількості сторінок: паспорт (2 стор.) — 10–12 zł, диплом (1 стор.) — 7–9 zł, договір на 5 сторінок — близько 20 zł. Ціни регульовані Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości, тому коливання мінімальні.

Якщо потрібен присяжний переклад українського документа перед засвідченням копії, розгляньте пакет на нашій сторінці перекладів — там вказані актуальні ставки тłумачів присяжних і можливість замовити все онлайн.

Часті запитання

Чи може урядовець засвідчити копію за згодою з оригіналом замість нотаріуса?
Так, урядовець (urzędnik) може поставити штамп za zgodność z oryginałem, якщо це адміністративна процедура всередині одного органу. Нотаріус потрібен для суду, банку, закордонного використання або якщо так вимагає конкретний урядовий орган.

Скільки коштує нотаріально засвідчена копія у Польщі?
Нотаріус за одну копію формату A4 бере близько 6–8 zł плюс 23% VAT. За кожну додаткову сторінку — ще 2–3 zł. Загалом за паспорт (2 сторінки) вийде 10–15 zł. Ціна фіксована тарифом, але може злегка відрізнятися між конторами.

Чи обов’язково робити присяжний переклад перед засвідченням копії?
Якщо документ українською, а Ви здаєте до польського уряду або суду — спершу потрібен присяжний переклад. Копію за згодою Ви робите вже з перекладу або з оригіналу, залежно від інструкції установи. Деталі в інструкції до присяжних перекладів.

Що буде, якщо замість нотаріуса принести копію, завірену печаткою установи в Україні?
Польський орган не визнає українську печатку установи без апостилю чи легалізації. Якщо копія зроблена в Україні — на ній має бути апостиль МЗС або консульська легалізація. Простіше зробити копію za zgodność безпосередньо в Польщі у нотаріуса або урядовця.

Де швидше отримати копію за згодою: в уряді чи у нотаріуса?
У нотаріуса — за 5–10 хвилин без черги, якщо прийшли з оригіналом. В urzędzie gminy або wojewódzkim черга може сягати 1–2 годин, а якщо потрібне окреме замовлення — до 3 робочих днів. Повний перелік послуг — на сервіс notaryk.

Висновок

Копія за згодою з оригіналом — базова, але критична процедура для більшості адміністративних, судових і банківських справ у Польщі. Вибір між нотаріусом і урядовцем залежить від мети: для суду, банку, закордону — тільки нотаріус; для внутрішніх справ одного відомства може підійти і печатка urzędnika.

Пам’ятайте три правила: завжди беріть оригінал документа, уточнюйте вимоги конкретної установи перед візитом і не плутайте українську печатку з польським засвідченням — без апостилю вона не діє. Якщо документ українською — спочатку замовте присяжний переклад, потім засвідчуйте копію перекладу.

Потрібна швидка нотаріальна копія за згодою, присяжний переклад або апостиль? Весь пакет документів зручно оформити через notaryk.com — основний сайт — онлайн-запис, фіксовані ціни, готові документи за один візит. Бережіть час і уникайте зайвих поїздок до різних установ.